بعد از فراخوان جشنواره خوارزمی در گروه‌های دانش‌آموزی و استقبال پرشور دانش‌آموزان، در بهمن‌ماه جلسات و کارگروه‌هایی برای همگام‌سازی جشنواره خوارزمی تشکیل شد.
مرحله اول: جلسه توجیهی معاونین و دبیران؛ در این جلسه توضیحات کامل در ارتباط با محورهای جشنواره ارائه و معاونین در جریان تمامی مراحل اجرایی و چگونگی حضور دانش‌آموزان قرار گرفتند. در جلسه‌‌ای دیگر اولیا دانش‌آموزان شرکت‌کننده با نحوه‌ی برگزاری جشنواره و نیازهای دانش‌آموزان آشنا شدند.
مرحله‌ی سوم؛ گروه‌بندی. دانش‌آموزان با شناخت روحیات و توانایی خود گروه‌های دونفره‌ تشکیل دادند.
مرحله چهار انتخاب داوران و مسئولین اجرایی جشنواره: این بخش طی جلسه‌ای با همراهی دبیران و معاونین محترم مجتمع فرهنگ برای تعیین رابط و کمیته فنی خوارزمی برگزار شد و داوران محترم هر محور معرفی شدند.
مرحله پنجم: تشکیل کارگروه‌های حضوری و آنلاین با شرکت داوران و شرکت‌کنندگان هر محور.
این کارگاه‌ها و جلسات تا پایان بهمن ماه که دانش‌آموزان پروژه‌های خود را ارائه می‌دهند ادامه خواهد داشت.

اردوی مطالعاتی در مدرسه فرهنگ به مدت شش روز از هشت صبح تا شش بعدازظهر برای دانش‌آموزان پایه‌های یازدهم ودوازدهم برگزار شد.
این پانسیون مطالعاتی برای دانش‌آموزان پایه یازدهم به صورت اجباری و برای دهمی‌ها اختیاری بود. در ایام ششم تا دوازدهم فروردین‌ماه از صبح تا ظهر کلاس‌های درسی و رفع اشکال برگزار و در ساعات بعدازظهر پس از ناهار و استراحت، دانش‌آموزان به مطالعه دروس همان روز و انجام تکالیف می‌پرداختند. در این اردو تیم آموزشی کنکور ضمن آشنایی با نقاط ضعف و قوت دانش‌آموزان توانستند کلاس‌ها را به در سه گروه سطح‌بندی کنند. بعد از تعطیلات نوروز پانسیون مطالعاتی و کلاس‌های رفع اشکال، متناسب با سطح‌بندی انجام شده در هر یک از درس‌های ریاضی، فیزیک، شیمی، هندسه، عربی و زیست به مدت یک ساعت ادامه دارد. این روند باعث شده جمعیت کلاس‌های مطالعاتی پس از ساعت مدرسه، تعدیل و بازدهی کار معلمان بالاتر رود.
پانسیون مطالعاتی تا اردیبهشت ماه برای هر دو پایه دهم و یازدهم برقرار خواهد بود.